Внедрение функционала ведения
Сложных ивентов в Битрикс24
Сложных ивентов в Битрикс24
Тематика: строительство, СМИ, порталы, застройщики
Тип проекта: Битрикс24
Тип проекта: Битрикс24
Мы внедрили в Bitrix24 персональную систему планирования мероприятий, которая объединяет в себе мощные инструменты управления, автоматизации и отслеживания. Это решение идеально подходит для компаний, которые регулярно организуют конференции, форумы, выставки, семинары, тренинги и другие мероприятия.
Проблема
Единый ресурс застройщиков (ЕРЗ) проводит большое количество мероприятий для представителей строительной отрасли по всей России. Эти события играют важную роль в обмене опытом, поиске партнеров и продвижении инноваций в сфере строительства.
Мероприятия бывают разного формата:
-
ОднодневныеКомпактные встречи, семинары или мастер-классы, которые проводятся в одном месте и одном времени. -
МногособытийныеБолее масштабные форматы, включающие в себя множества мероприятий, которые проходят в разные дни, в разных залах и в разное время. Примером такого формата является «Большая строительная неделя» — ключевое событие года в строительной отрасли.
Подготовка, планирование и распределение докладов, участников и площадок — это титаническая работа для организаторов. Нужно постоянно контролировать:
- Расписание мероприятий и их логическую последовательность;
- Загрузку докладчиков и участников;
- Занятость залов и техническое обеспечение;
- Регистрацию и доступ участников к нужным сессиям;
- Обновления и изменения в программе в режиме реального времени.
Все эти задачи требуют высокой степени организации, точности и оперативного реагирования. Без эффективной системы управления и планирования сложно обеспечить бесперебойное проведение таких масштабных мероприятий и удовлетворить ожидания участников.
До текущего момента планированием таких сложных мероприятий занимались в MS Excel, где вручную велась информация о датах, залах, расписаниях и мероприятиях. Такой подход, несмотря на свою простоту, имел существенные ограничения: отсутствие централизованного источника данных, высокая вероятность ошибок при внесении изменений, сложности в синхронизации информации между участниками и организаторами.
У клиента уже был внедрен процесс для ведения одиночных мероприятий в Битрикс24, с настроенной синхронизацией данных с сайтом https://profi.erzrf.ru/. Однако при планировании сложных, многособытийных мероприятий, включающих несколько дат, залов и форматов, возможности CRM оказались недостаточными.
Особую сложность представляло ведение данных в трёх разных системах — в CRM, в Excel и на сайте. Любое изменение в расписании требовало ручного обновления во всех трёх местах, что занимало значительное количество времени и усилий. Это приводило к дублированию информации, потере актуальности данных и увеличению нагрузки на сотрудников, отвечающих за организацию мероприятий.
В связи с этим возникла необходимость в автоматизации и централизации управления сложными мероприятиями — с возможностью планирования, визуализации расписания, синхронизации с CRM и сайтом, а также контроля за участниками и докладами в режиме реального времени.
Задача
Перед нами стояла задача разработать отдельный функционал планирования проведения сложных мероприятий в Битрикс24, чтобы автоматизировать и централизовать управления сложными многособытийными мероприятиями, включая планирование, визуализацию расписания, синхронизацию с CRM и сайтом, а также контроль за участниками и докладами.
Ключевые цели:
- Создать единую систему управления мероприятиями, где можно будет:
- Планировать и корректировать расписание;
- Назначать докладчиков и участников;
- Управлять залами и временными слотами.
- Интегрировать систему с Битрикс24, чтобы:
- Автоматически синхронизировать данные о мероприятиях, участниках и докладчиках;
- Обеспечить доступ к информации из CRM без необходимости ручного ввода.
- Интегрировать систему с сайтом https://profi.erzrf.ru/, чтобы:
- Обеспечить актуальность информации для участников;
- Упростить создание и редактирование мероприятиям на сайте.
- Автоматически обновлять расписание и доступные сессии;
- Минимизировать дублирование данных и ручной труд, за счёт:
- Автоматической синхронизации между системами;
- Визуализации расписания и контроля изменений в режиме реального времени.
- Обеспечить масштабируемость решения, чтобы оно могло использоваться как для однодневных, так и для многособытийных мероприятий.
Решение
Мы реализовали первый этап автоматизации и оптимизации процесса управления сложными мероприятиями в рамках продукта Битрикс24. Учитывая масштабность задачи и её потенциал для дальнейшей автоматизации, мы сосредоточились на создании устойчивой и расширяемой базы, которая обеспечит эффективное управление сложными событиями.
Перед началом реализации мы провели подробный бизнес-анализ функционала, чтобы понять специфику работы клиента и выявить ключевые требования. Учитывая сложность доработки, мы подготовили подробную техническую документацию, включая описание новых сущностей, логики взаимодействия и интеграций. Это позволило создать структурированное и масштабируемое решение.
На основе Смарт-процессов мы реализовали новую сущность — Сложный ивент, которая объединяет все элементы мероприятия в единую систему управления. В состав сложного ивента входят:
Даты проведения
Залы
Список направления мероприятий
Одиночные мероприятия
- Дополнительные сущности: перерывы, запреты на сессии и другие элементы, влияющие на расписание.
Эта структура позволяет организаторам эффективно планировать, распределять ресурсы и контролировать логистику мероприятия.
Для удобства работы с новой сущностью мы отрисовали персональный дизайн под конкретные запросы клиента. Разработана отдельная визуальная страница для планирования сложных мероприятий, которая интегрирована с текущими процессами в CRM.
Каждому сложному мероприятию соответствует отдельная страница, где отображаются:
Каждому сложному мероприятию соответствует отдельная страница, где отображаются:
- Название;
- Даты проведения;
- Залы;
- Одиночные мероприятия;
- Составные мероприятия;
- Направления мероприятий (цветовое обозначение мероприятий) — это ключевой элемент для клиента, позволяет избежать пересечений по темам и обеспечить удобство для участников;
- Дополнительные сущности: перерывы, запреты на сессии и другие элементы, влияющие на расписание;
- Информация по участникам мероприятия (количество требуемое/подтвержденное);
- Ответственный за мероприятия.
Для удобства управления реализованы фильтры по следующим критериям:
Ответственный
Вид мероприятия
Направление
Участники
Соответствие требуемого количества подтвержденным участникам
Мы реализовали функционал контроля приглашённых участников. Для каждого мероприятия доступна информация о:
-
Требуемом количестве участников; -
Текущем статусе участия (утвержден, приглашен, резерв и т.д.); -
Ответственных за приглашения
Все данные ведутся в CRM, что обеспечивает прозрачность и возможность оперативного управления.
В рамках реализации для публичной части сайта мы разработали отдельный шаблон-конструктор сложного мероприятия.
Большая часть данных о мероприятиях, их расписании, направлениях и участниках автоматически синхронизируется из Битрикс24, что обеспечивает актуальность информации в режиме реального времени.
Дополнительные данные, такие как текстовые описания, баннеры и дополнительные материалы, вносятся администраторами в системе управления сайтом.
Этот подход позволяет участникам получать точную и своевременную информацию о мероприятиях, их структуре и доступности сессий, без необходимости ручного обновления на стороне организаторов.
Большая часть данных о мероприятиях, их расписании, направлениях и участниках автоматически синхронизируется из Битрикс24, что обеспечивает актуальность информации в режиме реального времени.
Дополнительные данные, такие как текстовые описания, баннеры и дополнительные материалы, вносятся администраторами в системе управления сайтом.
Этот подход позволяет участникам получать точную и своевременную информацию о мероприятиях, их структуре и доступности сессий, без необходимости ручного обновления на стороне организаторов.
Итоги
Данная разработка позволила Единому реестру застройщиков:
- Эффективно планировать и управлять сложными мероприятиями;
- Снизить нагрузку на организаторов за счёт автоматизации;
- Обеспечить единый источник данных и минимизировать дублирование;
- Упростило контроль за участниками и докладами;
- Повысило точность и прозрачность в управлении мероприятиями.
В итоге получили Единую систему управления интегрированную с CRM и сайтом.
Кому это может быть интересно?
-
Организаторы мероприятий и event-агентства- Планируете и реализуете множество мероприятий в месяц?
- Хотите автоматизировать распределение докладов, участников и залов?
- Нуждаетесь в прозрачности и точности в управлении?
-
HR-отделы и отделы развития- Проводите внутренние тренинги, воркшопы, митапы?
- Хотите упростить управление участниками и докладами?
- Нужен инструмент для отслеживания прогресса и обратной связи?
-
Образовательные учреждения и тренинг-центры- Проводите тренинги, вебинары, семинары?
- Хотите упростить управление расписанием и участниками?
- Нужен инструмент для отслеживания посещаемости и статуса участников?
-
Компании, проводящие
корпоративные мероприятия- Организуете корпоративные дни, конференции, встречи с клиентами?
- Хотите интегрировать планирование мероприятий в CRM?
- Нужен инструмент для синхронизации данных с сайтом и внешними системами?
Чем может помочь наша разработка?
- Автоматизация расписанияРаспределение мероприятий по дням, времени, залам и направлениям.
- Интеграция с сайтомИнформация о мероприятиях обновляется в реальном времени.
- Отслеживание статуса участниковПриглашен, подтвердил участие, не явился и т.д.
- Упрощённый контрольВы всегда видите, кто где и когда будет.
- Единое хранилище данныхВсё в одном месте, без дублирования информации.
- Прозрачность и точностьДанные всегда актуальны, доступны и легко анализируются.
Почему это выгодно:
Снижает нагрузку на организаторов
Автоматизация берёт на себя рутину
Ускоряет процесс планирования
Всё интегрировано и структурировано
Повышает эффективность
Вы экономите время и ресурсы
Улучшает клиентский опыт
Участники получают актуальную информацию в режиме реального времени
Если вы или ваша компания сталкиваетесь с трудностями в управлении мероприятиями — мы готовы внедрить эту систему для вас. Она уже протестирована, настроена и работает на практике. Мы поможем адаптировать её под ваш бизнес и интегрировать в вашу экосистему.