Единая цифровая среда для управления всеми бизнес-процессами в Битрикс24
Клиент: Юмитком
Тематика: Медицина и фармацевтика
Тип проекта: Битрикс24
Тематика: Медицина и фармацевтика
Тип проекта: Битрикс24
Проблема
Главной проблемой клиента являлась разрозненность бизнес-процессов и отсутствие единой системы управления продажами. Компания работала сразу в нескольких каналах сбыта, и у каждого была своя специфика:
Оптовая продажа
Длинные циклы сделок, индивидуальные условия и документооборот
Розничная продажа
Большой поток мелких заказов и оперативная отчётность
Маркетплейсы
Собственные правила площадок, требования к логистике и срокам
Из-за этого накапливались системные сложности:
- Данные о заказах хранились в разных местах в таблицах и в личной переписке
- Руководство не видело целостной картины продаж в реальном времени
- Контроль исполнения заказов вёлся вручную, что приводило к задержкам, потерянным заявкам и ошибкам
- Постановка задач зависела от дисциплины конкретных менеджеров, поэтому качество процессов было нестабильным
- С ростом бизнеса росла и стоимость каждой ошибки
В результате компания теряла управляемость: невозможно было быстро находить узкие места, оценивать загрузку команд и принимать решения на основе актуальных данных.
Задача
Для решения проблемы требовалось создать единую цифровую среду, объединяющую все пять типов бизнес-процессов компании. Ключевые требования к решению:
- Единая точка входа: все заказы из всех каналов продаж (опт, розница, маркетплейсы) поступают и обрабатываются в одной системе;
- Сквозная прозрачность: заказ отслеживается на каждом этапе жизненного цикла (оформление, подтверждение, отгрузка, оплата, закрытие);
- Автоматическая постановка задач: система сама назначает ответственных, контролирует сроки и сигнализирует об отклонениях;
- Минимизация человеческого фактора: ручные операции заменяются регламентированными процессами;
- Мониторинг и аналитика: руководство в реальном времени видит статусы заказов, эффективность каналов и загрузку сотрудников.
Итоговая цель — перейти от разрозненного ручного управления к предсказуемым, воспроизводимым и масштабируемым процессам, не зависящим от конкретных исполнителей.
Решение
Мы внедрили систему, в которой создание заказа является единственным ручным этапом. Далее процесс полностью переводится в режим «автопилота»: сотрудникам достаточно выполнять свои задачи, а система сама меняет стадии сделки, ставит следующие задачи и контролирует дедлайны. Это исключает риск того, что заказ «зависнет» из-за забывчивости менеджера.
Умные маршруты заказа
При создании заказа менеджер выбирает «правильный» маршрут по трём признакам:
Направление продаж
Опт, розница, маркетплейс
Тип оплаты
Предоплата, постоплата
Тип доставки
Самовывоз, курьерская служба, доставка силами компании
На основе выбранных признаков система формирует уникальный маршрут исполнения заказа и автоматически отслеживает прохождение каждого его пункта.
Несмотря на разные маршруты, все заказы вписаны в общий бизнес-процесс с унифицированными этапами. Благодаря этому независимо от канала продаж всегда понятно, на каком этапе находится каждый заказ и кто отвечает за следующий шаг.
Несмотря на разные маршруты, все заказы вписаны в общий бизнес-процесс с унифицированными этапами. Благодаря этому независимо от канала продаж всегда понятно, на каком этапе находится каждый заказ и кто отвечает за следующий шаг.
Жизненный цикл заказа: от постановки задачи до закрытия сделки
После создания заказа и выбора маршрута система автоматически ставит задачи ответственным на каждом этапе. Дальнейший процесс проходит четыре ключевых блока.
1. Финансовый блок
Логика процесса адаптируется под условия оплаты:
- Предоплата: сделка сначала проходит финансовый контроль (система следит за выставлением счёта и поступлением средств), и только после подтверждения оплаты заказ автоматически переходит на склад;
- Отсрочка или реализация: финансовый этап переносится в конец процесса, а складской цикл запускается мгновенно, без ожидания транзакций.
2. Складской цикл
Автоматизация управляет цепочкой «сборка — упаковка — контроль заказа». Для каждого типа маршрута формируются собственные сроки выполнения задач в рамках каждого этапа.
3. Интеллектуальная логистика
Система сама определяет набор задач и исполнителей в зависимости от способа доставки:
- Самовывоз: автоматическая цепочка из печати документов, отгрузки и передачи отчётности бухгалтеру;
- Курьер: «умный шаблон» с обязательными данными (адрес, контакты, интервал доставки), где сделка закрывается только после возврата документов;
- Транспортная компания: полный цикл от заявки на забор груза до контроля накладных, а задача бухгалтера закрывается только с предоставлением фото накладной.
4. Автоматизация контроля и удержания клиентов
Система не только управляет исполнением заказов, но и превращает операционные процессы в инструмент увеличения пожизненной ценности клиента.
Контроль оплат
При работе с отсрочкой платежа автоматизация выстраивает цепочку действий:
- Менеджер автоматически получает задачу «Уточнить по оплате»;
- Система сама ставит задачу РОПу на мониторинг оплаты;
- Через 5 дней система ставит задачу менеджеру «Связаться по новому заказу».
Разграничение прав и ролей
Для обеспечения безопасности данных, гибкости работы и концентрации сотрудников на своих задачах в системе настроены уровни доступа. Права распределены так, чтобы каждый участник процесса имел ровно тот функционал, который необходим для его роли.
- МенеджерыОбладают расширенными правами: видят все сделки, могут изменять, но не могут их удалять. Такой доступ необходим для функционала замещения — при отпуске или отсутствии коллеги менеджер может беспрепятственно подхватить его процессы без потери информации и остановки работы;
- Склад, курьеры, бухгалтерияРаботают в режиме «только просмотр»: видят необходимую для выполнения своего этапа информацию (заказы, документы, сроки), но не могут вносить изменения, что исключает случайные правки и ошибки;
- Руководство (РОП, зам. директора)Имеет полный доступ к процессам, включая удаление элементов, но строго в рамках собственного отдела. Это обеспечивает контроль и управляемость без риска затронуть данные смежных подразделений.
Такая модель доступа создаёт баланс между гибкостью и безопасностью: процессы не останавливаются при отсутствии сотрудника, а целостность данных защищена на каждом уровне.
Итоги
В результате трансформации бизнес-процессов компания получила:
-
Полная сквозная прозрачность100% заказов отслеживаются в реальном времени: руководство и менеджеры видят, на каком этапе находится каждый заказ и кто отвечает за следующий шаг, независимо от канала продаж; -
Исключён человеческий факторКоличество «зависших» и потерянных заказов сократилось на 95%: система сама ставит задачи, следит за сроками и эскалирует отклонения; -
Ускорение обработки заказовСреднее время от создания заказа до отгрузки сократилось на 40% за счёт автоматической постановки задач и параллельного запуска складского цикла; -
Чистота финансовой отчётностиДебиторская задолженность по отсрочкам снизилась на 30%, а доля сделок, закрытых без подтверждающих документов, сведена к нулю; -
Операционные процессы стали инструментом продажАвтоматические задачи на повторное обращение обеспечили рост повторных продаж на 20% без увеличения нагрузки на менеджеров; -
Экономия времени персоналаДо 3 часов в день на каждого менеджера освобождено от рутинных операций (постановка задач, контроль статусов, напоминания) и перенаправлено на работу с клиентами; -
Непрерывность бизнесаБлагодаря механизму замещения простой процессов при отсутствии сотрудника сократился до нуля; -
МасштабируемостьКомпания обрабатывает на 50% больше заказов без увеличения штата.
Если вам понравился этот кейс и вам интересно внедрение Битрикс24 в вашей компании, отправьте нам ваш запрос на внедрение. А еще мы рекомендуем вам посмотреть кейсы внедрения Битрикс24 для Домотехники и ITMS Belarus.